Wanneer schiet een kaartenbak of een notitie in je agenda tekort voor klantgegevens?

Vrijwel elke salon houdt klantgegevens bij op een van drie manieren: op kaarten in een bak, als notitie bij de afspraak in de agenda, of in software die speciaal voor klantkaarten is gemaakt. Ze werken alle drie, maar ze breken op verschillende momenten. Deze vergelijking legt ze naast elkaar op zoeksnelheid, overdracht, privacy en wat ze je per werkweek werkelijk kosten.

Waarop je deze drie eerlijk vergelijkt

Een vergelijking op gevoel loopt altijd uit op smaak: de een houdt van papier, de ander van schermen. Leg daarom vier criteria naast elkaar die in de salon meetbaar zijn.

• Zoeksnelheid. Hoe lang duurt het voordat je weet wat er de vorige keer in ging, terwijl de klant al in de stoel zit?
• Overdracht. Kan een collega die deze klant nooit eerder zag de behandeling uitvoeren zonder te bellen?
• Privacy en toegang. Weet je wie bij de gegevens kan, en wat je doet als er iets kwijtraakt?
• Tijd per week. Hoeveel minuten kost het invoeren, zoeken en corrigeren bij elkaar in een normale week?

Het eerlijkste antwoord krijg je door een week lang een streepje te zetten telkens als je moet zoeken naar informatie die je al had. Die streepjes zijn de echte vergelijking, en ze zeggen meer dan welke productbeschrijving ook.

De kaartenbak: onverwoestbaar, maar niet deelbaar

De papieren kaart heeft eigenschappen die geen enkel systeem evenaart. Hij doet het zonder stroom, iedereen begrijpt hem meteen, je schrijft in de marge wat je kwijt wilt en er is geen leverancier die iets kan veranderen aan de indeling.

Voor een zelfstandige met een vaste klantenkring die zelf alles knipt, is een kaartenbak dan ook zelden het probleem. De kaart ligt naast de wasbak, de klant komt elke acht weken terug en het handschrift is van dezelfde persoon.

Waar de kaartenbak vastloopt

Er zijn drie momenten waarop papier het laat afweten. Het eerste is de invaller: die kent het handschrift niet, kent de afkortingen niet en durft niet af te gaan op wat er staat. Het tweede is de telefoon: een klant belt met een vraag over de vorige kleuring terwijl jij niet in de zaak bent. Het derde is verlies, want een bak brandt, verdwijnt of raakt doorweekt, en van een papieren kaart bestaat zelden een tweede exemplaar.

Ook een verzoek van een klant is bewerkelijk. Vraagt iemand om inzage in zijn gegevens, dan moet je dat binnen een maand beantwoorden, met een verlenging van maximaal twee maanden. Bij een kaartenbak betekent dat handmatig zoeken, kopieren en controleren of je niets van een andere klant meestuurt.

Raakt de bak kwijt en staan er gezondheidsnotities op de kaarten, dan registreer je dat als datalek. Als het waarschijnlijk een risico voor die klanten oplevert, meld je het binnen 72 uur na ontdekking bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Papier is dus niet automatisch de veilige keuze, het is alleen de keuze waarvan je het risico slechter kunt zien.

Notities in de agenda: dichtbij, maar op de verkeerde as

De tweede route is de populairste, want de agenda staat toch al open. Je typt de formule in het notitieveld bij de afspraak en denkt: die staat er in elk geval.

Het voordeel is echt. Je hoeft niets extra's te openen, iedereen die met de agenda werkt komt er automatisch langs, en bij online geboekte afspraken staat de klant er al in.

Waar agendanotities vastlopen

Een agenda ordent op tijd, terwijl een klantgeschiedenis op persoon hoort te staan. Om te zien wat er drie behandelingen geleden gebeurde, scrol je terug door weken die met deze klant niets te maken hebben. Er is geen plek voor wat blijvend is, zoals een allergie: die zou je bij elke afspraak opnieuw moeten overtypen, en precies dat gebeurt de ene keer wel en de andere keer niet.

Daar komt bij dat afspraken verschuiven, worden geannuleerd of door een collega opnieuw worden aangemaakt. Bij elke verplaatsing kan een notitie verloren gaan, en een leeg notitieveld valt niemand op. Ook zoeken is lastig: het notitieveld is meestal niet doorzoekbaar op inhoud, dus zoeken op een tint of een merk lukt niet.

Als tussenoplossing is de agenda bruikbaar voor wat bij die ene afspraak hoort, zoals de duur en de gemaakte prijsafspraak. Voor wat de klant kenmerkt, is hij ongeschikt. Hoe je die twee soorten informatie scheidt, staat in de gids over het opzetten van een digitale klantkaart.

Klantkaartsoftware: gemaakt voor overdracht

De derde manier draait de ordening om: de klant staat centraal en alle behandelingen hangen daaronder, met de laatste bovenaan. Je zoekt op naam of telefoonnummer en ziet in een oogopslag de laatste formule, de inwerktijd, het veiligheidsblok en de foto's.

Wat dat oplevert, merk je vooral bij de dingen die niet gebeuren. Een collega hoeft niet te bellen. Een klant hoeft zijn verhaal niet opnieuw te doen. Een correctiekleuring is niet nodig omdat iemand de vorige formule verkeerd las.

Waar software tegenvalt

Ook deze route heeft nadelen, en die moet je vooraf kennen. Er is een abonnement, dus een vaste maandlast. Er is invoertijd nodig voordat het systeem nut heeft. En er is discipline nodig: een veld dat niemand invult, is erger dan geen veld, want het wekt de indruk dat er niets bijzonders is.

Bovendien moet je afspraken maken met de leverancier. Die verwerkt gegevens in jouw opdracht, en dat leg je vast in een verwerkersovereenkomst zoals artikel 28 van de AVG vraagt. Vraag ook naar de export: kun je je klantkaarten er in een leesbaar bestand uit halen? Klanten hebben recht op dataportabiliteit, en jij wilt niet vastzitten aan een leverancier omdat je gegevens er niet uit komen.

De drie manieren naast elkaar

Kaartenbak, agendanotities en klantkaartsoftware vergeleken

Criterium	Kaartenbak	Notitie in de agenda	Klantkaartsoftware
Zoeken op klant	Alleen op naam, en alleen in de zaak	Terugscrollen door weken	Zoeken op naam of telefoonnummer
Overdracht aan een collega	Afhankelijk van handschrift en afkortingen	Onvolledig, want gebonden aan een afspraak	Dezelfde kaart voor iedereen
Vaste gegevens zoals allergieen	Bovenaan de kaart, als het is opgeschreven	Moet elke keer worden herhaald	Vast blok dat altijd meekomt
Toegang beperken	Iedereen die bij de bak kan	Iedereen die de agenda ziet	Per medewerker in te stellen
Als er iets verdwijnt	Onherstelbaar, geen tweede exemplaar	Notitie weg bij verplaatsing	Terug te halen, toegang intrekbaar
Verzoek om inzage of export	Handmatig zoeken en kopieren	Verspreid over losse afspraken	Export van de hele kaart
Vaste kosten	Geen, buiten papier en een kast	Zit in je agendapakket	Abonnement per maand

Welke keuze past bij welke salon

De vergelijking valt niet voor iedereen hetzelfde uit. Drie situaties komen het vaakst voor.

Een zelfstandige achter een stoel

Werk je alleen, heb je geen invallers en doe je vooral knipwerk, dan is een kaartenbak verdedigbaar. Zorg dan wel voor een tweede vastlegging van de veiligheidsinformatie, want juist die mag niet in rook opgaan. Zodra je kleurt en klanten van je overneemt bij ziekte, weegt papier niet meer op tegen het risico.

Een salon met een team

Werkt er meer dan een stylist met dezelfde klanten, dan is de keuze eigenlijk al gemaakt. De kosten van software vallen weg tegen een enkele correctiebehandeling die je niet hoeft te doen. Hoe die rekensom precies loopt, staat in het artikel over wat een klantkaartsysteem een salon werkelijk kost.

Een zaak die nu overstapt

Ben je al om, dan is de vraag niet welk systeem het beste is maar hoe je overgaat zonder gaten. Dat doe je niet in een weekend maar in etappes, langs de klanten die als eerste terugkomen.

Voor die overgang bestaat een beproefde volgorde. Die staat in het stappenplan om van kaartenbak naar digitale klantkaart te gaan, inclusief wat je met oude kaarten doet zodra ze zijn overgetypt.

Conclusie: kies op het moment dat het misgaat

Vergelijk deze drie manieren niet op een rustige dinsdagochtend, maar op de zaterdag dat een collega ziek is en jij haar klanten overneemt. Op dat moment is de kaartenbak stil, de agenda onvolledig en telt alleen wat er per klant is vastgelegd.

Wie deze artikelen schrijft en welke keuzes daarachter zitten, lees je op de pagina over de maker van Klantkaart Salon.

Kom je uit op de derde route, dan geeft de klantkaart van Klantkaart Salon je precies dat en niets meer: formules, allergieen, behandelhistorie en foto's per klant, terwijl je agenda en kassa blijven zoals ze zijn. Beschrijf je huidige werkwijze in het contactformulier en je krijgt binnen twee werkdagen persoonlijk antwoord met een voorstel voor jouw salon.