De voorwaarden van MLJ voor Klantkaart Salon

1. Wie wij zijn en wanneer deze voorwaarden gelden

Deze voorwaarden zijn van MLJ, uitgever van Klantkaart Salon. De bedrijfsgegevens staan in het colofon. Ze gelden voor het gebruik van deze website, voor elke aanvraag die je via het formulier doet, voor elke offerte die wij uitbrengen en voor elke overeenkomst die daaruit volgt. Waar hierna "wij" staat, bedoelen wij MLJ. Met "jij" bedoelen wij de salon, de barbershop of de schoonheidssalon die de aanvraag doet of de dienst afneemt.

Wijken wij ergens van deze voorwaarden af, dan leggen wij dat schriftelijk vast. Zo'n afwijking geldt dan alleen voor die afspraak. Eigen inkoopvoorwaarden van een klant zijn niet van toepassing, tenzij wij die uitdrukkelijk en schriftelijk hebben aanvaard.

2. Wat de dienst inhoudt

Klantkaart Salon is klantkaartsoftware. Je legt er per klant vast wat een behandeling reproduceerbaar maakt: kleurformules met merk, tint, oxidant, verhouding en inwerktijd, de behandelhistorie, foto's van het resultaat, opmerkingen over het uitgangshaar en aantekeningen over allergieen, gevoeligheden en patchtests. Iedere medewerker met de juiste rechten ziet dezelfde kaart.

Even duidelijk over wat het niet is: er zit geen afsprakenagenda in, geen kassa, geen voorraadbeheer, geen boekhouding en geen e-mailmarketing. Wij bouwen die onderdelen ook niet op verzoek. Zoek je een compleet salonpakket, dan zeggen wij dat in het eerste gesprek eerlijk. De omvang van wat wij leveren, staat altijd in de offerte en in de bevestiging.

3. Deze website is nu een vitrine

Op deze site kun je op dit moment niets bestellen en niets betalen. Er is geen bestelknop en er wordt geen abonnement afgesloten met een klik. De site laat zien wat de dienst doet en biedt de mogelijkheid contact op te nemen.

Een aanvraag via het formulier is daarom vrijblijvend, aan beide kanten. Jij zit nergens aan vast en wij zijn niet verplicht een aanvraag te aanvaarden. Wij streven ernaar binnen twee werkdagen persoonlijk te antwoorden. De informatie op deze site is met zorg opgesteld, maar is een beschrijving, geen aanbod.

4. Offertes en de totstandkoming van een overeenkomst

Na je aanvraag krijg je een voorstel dat is toegespitst op jouw zaak: het aantal stoelen, het aantal medewerkers dat toegang nodig heeft en de begeleiding bij het overzetten van je bestaande kaarten. Een offerte is dertig dagen geldig, tenzij er een andere termijn in staat.

De overeenkomst komt tot stand op het moment dat je de offerte schriftelijk of per e-mail aanvaardt en wij die aanvaarding bevestigen. Kennelijke schrijf- of rekenfouten in een offerte binden ons niet.

5. Prijzen, btw en betaling

De pakketten en de bijbehorende maandprijzen staan op de productpagina van Klantkaart Salon. Vandaag zijn dat Stoel voor 15 euro per maand, Salon voor 29 euro per maand en Keten voor 59 euro per maand. Alle bedragen zijn exclusief btw. Voor deze dienst geldt het algemene btw-tarief van 21 procent. Op de factuur staan de vergoeding, het tarief en het btw-bedrag afzonderlijk vermeld, samen met de overige gegevens die een factuur wettelijk moet bevatten.

Wij factureren per maand vooraf. De betaaltermijn is 30 dagen na factuurdatum, de wettelijke standaardtermijn. Betaal je niet op tijd, dan sturen wij eerst een herinnering. Blijft betaling daarna uit, dan mogen wij de wettelijke rente en buitengerechtelijke incassokosten in rekening brengen. Die kosten volgen de staffel uit het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten, met een minimum van 40 euro. Omdat onze klanten ondernemers zijn, geldt de verplichte kosteloze aanmaning met een betaaltermijn van veertien dagen, die voor consumenten is voorgeschreven, hier niet.

Wij mogen de prijzen jaarlijks aanpassen. Een prijswijziging kondigen wij ten minste een maand van tevoren per e-mail aan. Ben je het er niet mee eens, dan mag je de overeenkomst opzeggen tegen de datum waarop de nieuwe prijs ingaat.

6. Duur, opzegging en einde

Een abonnement loopt per maand en wordt stilzwijgend met een maand verlengd. Je zegt op per e-mail, tegen het einde van een lopende maand. Er geldt geen minimale looptijd en er is geen opzegboete.

Zeg je op, dan houd je tot het einde van de betaalde periode toegang. In die periode exporteer je je klantkaarten zelf met de exportknop. Op jouw verzoek helpen wij bij die export. Na afloop van de overeenkomst verwijderen wij de gegevens uit het systeem, tenzij wij ze wettelijk moeten bewaren; hoelang dat is, staat in de privacyverklaring.

Wij mogen de overeenkomst opschorten of beeindigen als je ondanks aanmaning niet betaalt, als je de dienst gebruikt in strijd met de wet, of als je gegevens van personen vastlegt zonder dat je daar een grondslag voor hebt. Wij melden dat vooraf en geven je waar mogelijk de kans het te herstellen.

7. Wat wij doen

• Wij spannen ons in om de dienst beschikbaar te houden en houden hem technisch bij.
• Wij richten samen met jou de kaart in en helpen bij het overzetten van je bestaande gegevens.
• Wij beantwoorden vragen over het gebruik binnen twee werkdagen op werkdagen.
• Wij melden onderhoud dat de dienst tijdelijk onbereikbaar maakt vooraf, tenzij een spoedmaatregel voor de veiligheid geen uitstel duldt.
• Wij sluiten met jou een verwerkersovereenkomst en leveren een beschrijving van de verwerking voor jouw register aan.

Wij beloven geen ononderbroken beschikbaarheid. Een storing bij de hostingpartij, bij jouw internetverbinding of bij een netwerk daartussen kan de dienst tijdelijk onbereikbaar maken. Wij lossen op wat binnen ons bereik ligt en houden je op de hoogte.

8. Wat jij doet

• Je zorgt dat de gegevens die je invoert juist zijn en dat de kaart bijgewerkt wordt na een behandeling.
• Je geeft ieder teamlid een eigen inlog en deelt geen wachtwoorden. Ook een invaller krijgt een eigen account.
• Je stelt de toegangsrechten zo in dat gevoelige velden alleen zichtbaar zijn voor wie ze nodig heeft.
• Je informeert je klanten over wat je van hen vastlegt en waarom, en zorgt dat je daarvoor een grondslag hebt.
• Je behandelt verzoeken van je eigen klanten over hun gegevens zelf, met onze hulp als dat nodig is.
• Je gebruikt de dienst niet voor iets anders dan de administratie van je eigen salon.

De vraag hoe je dit organiseert als je een stoel verhuurt, behandelen wij uitgebreid in het artikel over klantkaarten bij stoelhuur en wisselende stylisten.

9. Aansprakelijkheid

Wij zijn aansprakelijk voor schade die het gevolg is van een toerekenbare tekortkoming van onze kant. Die aansprakelijkheid is beperkt tot het bedrag dat je in de twaalf maanden voorafgaand aan de schade aan ons hebt betaald voor de dienst. Wij zijn niet aansprakelijk voor indirecte schade, zoals gederfde winst, gemiste omzet of reputatieschade.

Wij zijn evenmin aansprakelijk voor schade die voortkomt uit gegevens die jij of je medewerkers onjuist hebben ingevoerd, uit een behandeling die op basis van een verouderde notitie is uitgevoerd, of uit het delen van inloggegevens. De software legt vast wat jij erin zet; de vakinhoudelijke beoordeling van een formule, een patchtest of een gevoelige hoofdhuid blijft het werk van de stylist.

Deze beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van onze kant.

10. Intellectueel eigendom

De software, de broncode, de vormgeving, het woordmerk en de teksten op deze site zijn en blijven eigendom van MLJ. Je krijgt een niet-overdraagbaar gebruiksrecht voor de duur van de overeenkomst en voor je eigen salon. Je verveelvoudigt de software niet, verhuurt hem niet door en probeert de broncode niet te achterhalen.

De gegevens die jij invoert blijven van jou. Wij claimen daar geen enkel recht op, gebruiken ze niet voor eigen doeleinden en verkopen ze niet door.

11. Persoonsgegevens

Voor de gegevens van jouw salonklanten ben jij verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker. Die verhouding leggen wij vast in een verwerkersovereenkomst, zoals artikel 28 van de AVG vereist, voordat je met echte gegevens begint. Aantekeningen over allergieen zijn gegevens over gezondheid en daarmee bijzondere persoonsgegevens in de zin van artikel 9 van de AVG; daar gelden strengere eisen voor. Hoe wij met gegevens omgaan, staat in de privacyverklaring.

12. Overmacht

Kunnen wij onze verplichtingen niet nakomen door een omstandigheid die buiten onze macht ligt, zoals een langdurige storing bij de hostingpartij, een stroomuitval of een overheidsmaatregel, dan worden onze verplichtingen opgeschort zolang die situatie duurt. Duurt de overmacht langer dan dertig dagen, dan mogen beide partijen de overeenkomst schriftelijk beeindigen zonder schadevergoeding.

13. Toepasselijk recht en bevoegde rechter

Op deze voorwaarden en op alle overeenkomsten die eronder vallen is Nederlands recht van toepassing. Geschillen leggen wij voor aan de bevoegde Nederlandse rechter in het arrondissement waar jouw onderneming is gevestigd, tenzij dwingend recht een andere rechter aanwijst. Voordat het zover komt, praten wij erover: de meeste onduidelijkheden zijn met een telefoongesprek of een e-mail opgelost.

14. Wijzigingen van deze voorwaarden

Wij mogen deze voorwaarden aanpassen, bijvoorbeeld als de dienst verandert of als de wet daarom vraagt. Een wijziging melden wij ten minste een maand voordat die ingaat per e-mail aan bestaande klanten. Ben je het niet eens met een wijziging die jouw positie wezenlijk verandert, dan mag je opzeggen tegen de datum waarop de nieuwe versie ingaat.

15. Vragen over deze voorwaarden

Is een bepaling onduidelijk of wil je weten hoe iets in jouw situatie uitpakt? Stel de vraag via het contactformulier of mail naar jimenezjulien42@gmail.com. Wie deze voorwaarden heeft opgesteld en waarom, lees je op de pagina over de auteur.