Klantkaarten voor kapsalons, barbershops en schoonheidssalons
Kleurformules, allergieen en behandelhistorie per klant, ook als je collega vandaag knipt en jij pas volgende week weer achter de stoel staat.
Je krijgt binnen twee werkdagen persoonlijk antwoord, geen automatische reeks e-mails.
Het probleem
Een salon draait op geheugen. Op het moment dat er iemand ziek is, een stagiair meedraait of een klant na acht maanden terugkomt, blijkt hoe kwetsbaar dat geheugen is.
De tint staat achter op een strookje, de oxidant op een post-it bij de spiegel en de opmerking over die gevoelige hoofdhuid alleen in het hoofd van degene die het hoorde. Wat niet op dezelfde plek staat, is bij drukte onvindbaar.
De klant vertelt voor de derde keer dat haar haar snel koperig wordt en dat ze niet tegen een bepaalde lijn kan. Dat voelt niet als aandacht, het voelt als opnieuw beginnen.
Een halve toon verschil, vijf minuten te lang, een andere oxidant: dan is de kleur niet fout, maar wel anders dan vorige keer. Een correctie kost een stoel, product en het vertrouwen van de klant.
Een genoteerde allergie is een gezondheidsgegeven en valt onder artikel 9 van de AVG. Op een openliggend schrift bij de kassa hoort zo'n aantekening niet thuis, ook niet in een kleine zaak.
Het is zelden onwil. Het is een salon waarin de handen vol zitten en de administratie erbij komt, tussen twee afspraken door.
De oplossing
Klantkaart Salon doet bewust een ding: alles wat je over een klant weet op een plek zetten die iedere collega binnen tien seconden begrijpt.
Je typt drie letters en de kaart staat er, met de laatste behandeling bovenaan. Geen laden te trekken, geen map open te slaan terwijl de kleur al staat aangemaakt.
Allergieen, gevoeligheden en afspraken staan bovenaan in een eigen blok, met de datum waarop je ze voor het laatst met de klant hebt nagelopen.
Merk, tint, verhouding, oxidant, inwerktijd en het uitgangshaar. Je vult de velden in op de telefoon of de tablet, in de tijd dat de kleur intrekt.
Een foto van het resultaat en een opmerking over wat de klant ervan vond. Dat is precies wat je collega volgende keer nodig heeft om verder te gaan.
Wat erin zit
Geen dashboard vol grafieken. Wel de velden waar je in een volle zaterdag echt iets aan hebt.
Elke kleuring wordt een regel in de tijdlijn: merk, tint, verhouding, oxidant en inwerktijd. Je ziet in een oogopslag hoe een kleur zich over de maanden heeft ontwikkeld.
Een apart, opvallend blok voor allergieen, huidreacties en de datum van de laatste patchtest, met een korte notitie over wat er precies gebeurde.
Je legt het uitgangspunt en het resultaat vast bij de behandeling zelf. Zo blijft duidelijk wat de klant bedoelt met dat ene woord, of dat nu asblond of warm karamel is.
Iedere medewerker werkt in dezelfde kaart, met zichtbaar wie wat heeft genoteerd. Bij ziekte of vakantie neemt een collega het over zonder telefoontje vooraf.
Je bepaalt wie het allergieblok mag zien en wie alleen de knipnotities. Dat is prettig werken en het past bij wat de AVG van je vraagt bij bijzondere persoonsgegevens.
Een klant die om inzage vraagt of om verwijdering, help je in hetzelfde scherm. De kaart gaat als bestand mee of verdwijnt, zonder dat je iemand hoeft te bellen.
Zoek op een tint of een product en je ziet alle klanten bij wie je het gebruikte. Handig als een leverancier een lijn vervangt en je wilt weten wie dat raakt.
Wat het oplevert
De vorige afspraak staat er. Je hoeft niet te reconstrueren, je bouwt verder. Dat scheelt hoofdruimte op precies de momenten dat het druk is.
Een reproduceerbare formule betekent minder kleuren die net anders uitpakken, en dus minder gratis herstelafspraken in je agenda.
Je collega kan je klanten bedienen zonder jou te bellen over dat ene detail. Vrij zijn wordt weer vrij zijn.
Wie wordt aangesproken op wat vorige keer werd afgesproken, voelt zich klant en geen nummer. Dat is de basis van een salon waar mensen terugkomen.
Bij een klacht over een kleuring of een reactie op product weet je precies wat er is gebruikt, hoe lang en door wie. Dat is een veel rustiger gesprek.
Een nieuwe stylist leest de kaart en kent je klant. De inwerktijd gaat naar het vak, niet naar het uitvragen van de geschiedenis.
Eerlijk over wat dit is
We tonen hier geen sterren en geen klantnamen. Wel de dingen die je kunt narekenen voordat je iets aanvraagt.
De klantkaart: formules, allergieen, behandelhistorie, foto's, notities en rechten per medewerker. Dat onderdeel doen we grondig.
Geen agenda, geen kassa, geen voorraadbeheer en geen marketingmails naar je klanten. Die systemen heb je waarschijnlijk al en die laten we met rust.
Allergie- en huidgegevens zijn gezondheidsgegevens in de zin van artikel 9 AVG. Daarom werken we met rechten per medewerker en met een bewaartermijn die je zelf instelt.
Artikel 30 AVG kent een uitzondering voor organisaties onder 250 medewerkers, maar die vervalt bij bijzondere persoonsgegevens. Je krijgt van ons een beschrijving die je in je eigen register kunt zetten.
Op servers binnen de Europese Unie, met de AVG als leidraad en een verwerkersovereenkomst volgens artikel 28 AVG. Een datalek melden wij binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens als dat aan de orde is.
Klantkaart Salon is een uitgave van MLJ. Je correspondeert met Jimenez Julien, die deze site schrijft en de vragen beantwoordt. Lees meer op de pagina over de auteur.
De situatie hieronder is een geschetst voorbeeld, geen klantverhaal en geen citaat. We gebruiken het om te laten zien hoe de kaart werkt.
Een klant komt op donderdag binnen voor een uitgroeibehandeling bij een stylist die haar niet eerder heeft gezien. De kaart opent met een gemarkeerde regel: gevoelige hoofdhuid, in het verleden een reactie op een bepaalde lijn, laatste patchtest genoteerd met datum. Daaronder staat de vorige formule met tint, verhouding, oxidant en inwerktijd, en een foto van het resultaat van drie maanden geleden. De stylist bevestigt de gegevens kort bij de klant, past de inwerktijd aan omdat het haar sneller opneemt, en noteert dat direct op de kaart. De volgende keer begint de collega precies daar.
Na het formulier kom je op onze bedankpagina en krijg je binnen twee werkdagen persoonlijk antwoord per e-mail.
Tarieven
Je kiest op het aantal stylisten dat met de kaarten werkt. Alle prijzen zijn per maand en exclusief btw.
15 euro
per maand, voor een zelfstandige achter een stoel
29 euro
per maand, voor een zaak met een team
59 euro
per maand, voor meerdere vestigingen
Nederland kent een algemeen btw-tarief van 21 procent en een verlaagd tarief van 9 procent. Op je factuur staat welk tarief van toepassing is, samen met alle gegevens die een factuur wettelijk moet bevatten.
Veelgestelde vragen
Ja. Je begint met de klanten die de komende zes weken in je agenda staan en typt hun laatste formule over. De rest van de kaartenbak vul je aan op het moment dat die klant weer op de stoel zit, zodat je er nooit een hele avond voor hoeft te gaan zitten.
Ja, maar een allergie is een gezondheidsgegeven en valt onder artikel 9 van de AVG. Leg alleen vast wat je voor de behandeling echt nodig hebt, vertel de klant waarom je het noteert en zorg dat alleen de medewerkers die de klant behandelen het veld kunnen inzien.
Daar is het voor gemaakt. Elke stylist ziet dezelfde kaart met de laatste formule, de inwerktijd, de gebruikte oxidant en de opmerkingen van de vorige keer, zodat de klant zijn verhaal niet opnieuw hoeft te doen.
Nee. Klantkaart Salon is bewust alleen de klantkaart: formules, allergieen, behandelhistorie en foto's. Je agenda en je kassa houd je zoals ze zijn, zodat je je manier van afspreken en afrekenen niet hoeft om te gooien.
De gegevens staan op servers binnen de Europese Unie en de AVG is leidend. We verkopen niets door en we gebruiken de gegevens nergens anders voor dan het draaiend houden van jouw salon.
In de praktijk wel. Artikel 30 van de AVG kent een uitzondering voor organisaties met minder dan 250 medewerkers, maar die vervalt zodra je bijzondere persoonsgegevens verwerkt, en een genoteerde allergie is zo'n gegeven. Wij leveren daarom een kant en klare beschrijving van de verwerking aan die je in je eigen register opneemt.
Ja. Betrokkenen hebben recht op inzage, rectificatie, wissing, beperking, dataportabiliteit en bezwaar. Zo'n verzoek beantwoord je binnen een maand, met een verlenging van maximaal twee maanden. Je exporteert de kaart met een knop en verwijdert hem in hetzelfde scherm.
Je krijgt binnen twee werkdagen persoonlijk antwoord van Jimenez Julien, niet van een geautomatiseerd systeem. In dat bericht staat wat jouw salon nodig heeft en wat dat kost.
Uit het blog
Praktische stukken over formules vastleggen, gedeelde klantgegevens en de overstap van kaartenbak naar scherm.
Veelgestelde vragen
Van wie is de klantkaart als je een stoel verhuurt, en wat betekent dat voor je afspraken met zelfstandige stylisten?
Praktijkvoorbeeld
Een uitgewerkt voorbeeld van drie barbers die dezelfde klanten knippen zonder dat de vaste fade opnieuw wordt uitgevonden.
Stappenplan
Zo zet je je papieren kaarten over zonder dat de agenda vastloopt of er formules verloren gaan.
Contact
Vertel kort met hoeveel stylisten je werkt en waar de formules nu staan. In de demo lopen we jouw situatie na, niet een standaardpresentatie.
Je hoeft niets te installeren en er komt geen verkoopgesprek achteraan. Als de klantkaart niet bij je zaak past, zeggen we dat gewoon.
Liever meteen mailen? Dat kan op jimenezjulien42@gmail.com. Je krijgt binnen twee werkdagen antwoord van Jimenez Julien.