Veelgestelde vragen
Van wie is de klantkaart als je een stoel verhuurt aan een zelfstandige stylist?
Stoelhuur klinkt eenvoudig: jij verhuurt een werkplek, de ander knipt voor eigen rekening. Zodra er klantgegevens bij komen kijken, wordt het ingewikkelder, want dan moet duidelijk zijn wie de klant is van wie en wie verantwoordelijk is voor de kaart. Hieronder staan de vragen die salonhouders en zelfstandige stylisten hierover stellen, met per vraag een antwoord dat je meteen kunt gebruiken.
Van wie is de klantkaart eigenlijk?
De juiste vraag is niet van wie de gegevens zijn, maar wie erover beslist. In de AVG heet dat de verwerkingsverantwoordelijke: degene die bepaalt waarom en hoe de gegevens worden verwerkt. Persoonsgegevens zijn geen eigendom in de zin van een stoel of een schaar, ze zijn van de klant zelf.
Voor de praktijk betekent dat: je moet vooraf vastleggen wie die verantwoordelijke is. Er zijn twee werkbare modellen.
- De salon is verantwoordelijk. De klant boekt bij de salon, staat in het systeem van de salon en de huurder werkt in dat systeem. De huurder gebruikt de kaarten alleen zolang hij er werkt.
- De huurder is zelf verantwoordelijk. De zelfstandige heeft eigen klanten, een eigen administratie en een eigen klantkaartsysteem. De salon komt niet bij die gegevens.
Wat niet werkt, is het derde model dat in de praktijk het vaakst voorkomt: iedereen schrijft in dezelfde bak en niemand heeft opgeschreven wie waarover gaat. Dan ontstaat er ruzie op het moment dat de huurder vertrekt.
Mag ik als salonhouder de kaarten van de huurder inzien?
Alleen als dat vooraf is afgesproken en als er een reden voor is die je aan de klant kunt uitleggen. Meekijken uit nieuwsgierigheid of om te zien hoeveel omzet de huurder draait, is geen grondslag.
Bij het eerste model hierboven kan het wel, want dan zijn het de klanten van de salon en heb je als verantwoordelijke ook een taak om de gegevens te beheren. Zelfs dan geldt terughoudendheid bij het veiligheidsblok: allergieen en huidreacties zijn gezondheidsgegevens en vallen onder artikel 9 van de AVG, dus die beperk je tot wie de klant behandelt.
Bij het tweede model kan het niet. De huurder is dan zelf verantwoordelijk en jij hebt geen rol. Wil je toch dat de gegevens in jouw systeem staan, kies dan het eerste model en zeg dat er ook zo bij.
Wat gebeurt er met de kaarten als de huurder vertrekt?
Dit is de vraag waar het bijna altijd op stukloopt, en de enige goede oplossing is dat je hem beantwoordt voordat iemand begint. Zet in de huurovereenkomst wat er bij het einde gebeurt.
- Wie krijgt een kopie van welke kaarten mee.
- Op welke termijn de toegang van de vertrekkende stylist wordt ingetrokken, en wie dat doet.
- Wat er gebeurt met foto's die tijdens de huurperiode zijn gemaakt.
- Hoe je de klant informeert dat zijn stylist verdertrekt, en wie dat bericht stuurt.
Denk er ook aan dat de klant zelf iets te zeggen heeft. Betrokkenen hebben recht op inzage, rectificatie, wissing, beperking, dataportabiliteit en bezwaar. Vraagt een klant om zijn gegevens over te dragen aan de stylist die is vertrokken, dan handel je dat af binnen een maand, met een verlenging van maximaal twee maanden.
Mag ik mijn huurder verplichten om mijn systeem te gebruiken?
Dat mag je afspreken, maar wees je bewust van wat je daarmee doet. Hoe meer je voorschrijft over de manier van werken, hoe meer de relatie op een arbeidsverhouding gaat lijken.
De toets voor een arbeidsovereenkomst staat in artikel 7:610 van het Burgerlijk Wetboek: arbeid, loon en gezag. Bij stoelhuur is er geen loon, maar gezag ligt op de loer zodra jij bepaalt hoe, wanneer en met welke middelen er wordt gewerkt.
Waar de grens ongeveer ligt
De Hoge Raad gaf in het Deliveroo-arrest van 24 maart 2023 gezichtspunten voor de beoordeling, waaronder de aard en de duur van de werkzaamheden, de inbedding in de organisatie, het ondernemersrisico en of de werkende zich in het economisch verkeer als ondernemer gedraagt. Dat is dus een weging van het geheel, niet een enkel criterium.
Een afspraak over waar klantgegevens worden vastgelegd, is op zichzelf niet doorslaggevend. Het wordt riskanter als die afspraak in een rij staat met werktijden, prijzen, kleding en verplichte producten. Dan is er geen zelfstandige meer maar een medewerker met een huurcontract.
Houd er rekening mee dat de Belastingdienst sinds 1 januari 2025 weer volledig handhaaft op schijnzelfstandigheid; het handhavingsmoratorium is per die datum opgeheven. Wie zekerheid vooraf wil, kan werken met een modelovereenkomst van de Belastingdienst.
Moet ik een verwerkersovereenkomst sluiten met mijn huurder?
Dat hangt af van het gekozen model. Verwerkt de zelfstandige klantgegevens in jouw opdracht en onder jouw verantwoordelijkheid, dan is hij verwerker en leg je dat vast zoals artikel 28 van de AVG voorschrijft.
Is de huurder zelf verantwoordelijk voor zijn eigen klanten, dan is er geen verwerkersovereenkomst nodig tussen jullie, maar wel duidelijkheid over de scheiding. Zet dan in de huurovereenkomst dat ieder zijn eigen klantadministratie voert en dat jullie niet in elkaars gegevens kijken.
In beide gevallen sluit je wel een verwerkersovereenkomst met de leverancier van je software, want die verwerkt gegevens in jouw opdracht.
Hebben we allebei een verwerkingsregister nodig?
Wie verwerkingsverantwoordelijke is, houdt een register bij op grond van artikel 30 van de AVG. De uitzondering voor organisaties met minder dan 250 medewerkers gaat hier niet op, want die vervalt zodra de verwerking niet incidenteel is, een risico voor betrokkenen inhoudt of bijzondere persoonsgegevens betreft.
Een klantkaart met genoteerde allergieen valt in die laatste categorie. In de praktijk houdt dus iedere partij die eigen klanten heeft een eigen register bij. Dat is geen dik document: een beschrijving van welke gegevens je verwerkt, waarvoor, hoe lang je ze bewaart en wie erbij kan.
Hoe leg ik dit uit aan de klant?
Kort en zonder juridische woorden. De klant wil weten wie er bij zijn gegevens kan en wat er gebeurt als zijn stylist verdwijnt.
Wij bewaren per klant de behandelingen, de gebruikte producten en wat er is besproken. De stylisten die bij ons werken kunnen die kaart lezen, ook als je een keer bij iemand anders zit. Wil je je gegevens inzien of laten verwijderen, dan regelen wij dat.
Zo'n uitleg hang je aan de balie of zet je op je site. Zeg er ook bij waarom je naar allergieen vraagt: niet uit administratieve behoefte, maar omdat je de behandeling veilig wilt uitvoeren. Meer over de regels die daarbij horen, staat in het artikel over wat de AVG vraagt als je een allergie op de klantkaart noteert.
Wie betaalt het abonnement als er huurders in de zaak staan?
Er zijn drie gangbare manieren, en alle drie zijn verdedigbaar zolang je ze vooraf afspreekt.
| Manier | Hoe het werkt | Let op |
|---|---|---|
| De salon betaalt alles | De software hoort bij de werkplek, net als de wasbak | Past bij het model waarin de salon verantwoordelijk is |
| Verrekend in de huur | De huurprijs is iets hoger, de salon regelt de software | Benoem het apart in de overeenkomst, anders is onduidelijk waar de huur voor is |
| Ieder een eigen abonnement | De huurder heeft zijn eigen omgeving en klantenbestand | Past bij het model waarin de huurder zelf verantwoordelijk is |
Let bij de tweede en derde variant op de btw. Verhuur en dienstverlening worden verschillend behandeld, en het algemene btw-tarief is 21 procent. Vraag je boekhouder hoe je dit op de factuur zet voordat je de eerste maand verstuurt. Wat een klantkaartsysteem in totaal kost als je invoertijd meetelt, staat in het artikel over de maandelijkse kosten van een klantkaartsysteem voor een salon.
Wat als de huurder alleen zijn eigen klanten wil bijhouden?
Dat is een prima uitkomst, en vaak de zuiverste. De zelfstandige houdt zijn eigen kaarten bij, jij die van de klanten die bij de salon horen, en jullie kijken niet in elkaars administratie.
Spreek dan wel af wat er gebeurt als een klant van de een bij de ander in de stoel komt. Meestal is dat: de klant vertelt zelf wat er is gedaan, of hij geeft toestemming om zijn kaart te delen. Zonder die toestemming loop je gegevens over te dragen die niet van jou zijn.
Hoe zo'n gedeelde werkwijze er in de dagelijkse praktijk uitziet als meerdere mensen dezelfde klanten helpen, staat uitgewerkt in het voorbeeld van drie barbers die dezelfde klanten knippen.
Moet ik als zelfstandige stylist zelf iets regelen?
Ja, en het is minder werk dan het lijkt. Je schrijft je in bij de Kamer van Koophandel, want inschrijving in het Handelsregister is verplicht voor ondernemingen, en je krijgt daarbij een KVK-nummer van acht cijfers en een SBI-code die je activiteit beschrijft.
Verder houd je je eigen administratie bij en bewaar je die zeven jaar, zoals de fiscale bewaarplicht voorschrijft. En als je eigen klantkaarten bijhoudt, ben je zelf verantwoordelijk voor de AVG-kant daarvan: het register, de afspraken met je softwareleverancier en de rechten van je klanten.
Wie deze antwoorden heeft opgeschreven en met welke ondernemers hij hierover spreekt, lees je op de pagina over de maker van Klantkaart Salon.
Conclusie: kies een model en zet het op papier
Bij stoelhuur ontstaat er nooit gedoe over klantkaarten zolang vooraf duidelijk is wie verantwoordelijk is, wie mag inzien en wat er bij vertrek gebeurt. Kies dus een van de twee modellen, schrijf het in de huurovereenkomst en leg de toegang in je systeem net zo in als op papier.
Daarvoor heb je een systeem nodig waarin je per medewerker instelt wie welke kaart ziet, en waaruit je een klantkaart in een keer kunt exporteren. Dat is precies wat de klantkaart van Klantkaart Salon doet, zonder dat je je agenda of je kassa hoeft te vervangen. Beschrijf in het contactformulier hoe de stoelen in jouw zaak verdeeld zijn, dan krijg je binnen twee werkdagen persoonlijk antwoord met een opzet die bij jullie afspraken past.
