Privacyverklaring van Klantkaart Salon

Wie verwerkt jouw gegevens

Verwerkingsverantwoordelijke voor deze website is MLJ, uitgever van Klantkaart Salon. De volledige bedrijfsgegevens staan in het colofon. Je bereikt ons voor alle privacyvragen via jimenezjulien42@gmail.com. Je bericht komt bij Jimenez Julien terecht, niet bij een afdeling.

Op deze verwerking is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing, die sinds 25 mei 2018 geldt en in Nederland wordt aangevuld door de Uitvoeringswet AVG. Toezichthouder is de Autoriteit Persoonsgegevens.

Welke gegevens wij van jou verwerken

Vul je het contactformulier in, dan verwerken wij de gegevens die je zelf invult:

• je naam;
• je e-mailadres;
• de naam van je salon of organisatie, als je die invult;
• je keuze bij het veld over het pakket of de vraag;
• de tekst van je bericht, waarin je je situatie beschrijft;
• het moment van verzenden en de technische gegevens die daarbij horen, zoals het IP-adres waarmee het formulier is verstuurd.

Mailen wij daarna verder, dan verwerken wij ook de inhoud van die e-mailwisseling. Word je klant, dan komen daar de gegevens bij die nodig zijn voor de overeenkomst en de facturatie, zoals je adres, je btw-nummer en je bankgegevens.

Waarom wij die gegevens verwerken

Wij gebruiken je gegevens om je aanvraag te beantwoorden, om je een voorstel te kunnen doen en om de afspraken na te komen die daaruit voortkomen. Je vult het formulier zelf in met de bedoeling dat wij contact opnemen; die stap gaat vooraf aan een mogelijke overeenkomst. Daarnaast hebben wij er een gerechtvaardigd belang bij om onze eigen administratie op orde te houden en om misbruik van het formulier te weren.

Wij sturen geen nieuwsbrief, wij maken geen profielen van bezoekers en wij gebruiken je gegevens niet om je later reclame te sturen. Vraag je iets en word je geen klant, dan hoor je niets meer van ons.

Hoe lang wij bewaren

• Aanvragen die niet tot een samenwerking leiden: wij bewaren de berichtwisseling tot het einde van het kalenderjaar dat volgt op je laatste bericht, en verwijderen die daarna.
• Aanvragen die wel tot een samenwerking leiden: die horen bij het klantdossier en blijven bewaard zolang de overeenkomst loopt.
• Facturen en boekhouding: daarvoor geldt de fiscale bewaarplicht van 7 jaar. Die gegevens kunnen wij dus niet eerder wissen, ook niet op verzoek.

Vraag je eerder om verwijdering, dan doen wij dat voor alles wat wij niet wettelijk moeten bewaren, en leggen wij uit wat er overblijft en waarom.

Wie de gegevens nog meer ziet

Deze site draait bij Netlify. Netlify levert de pagina's uit, beveiligt het formulier tegen misbruik en slaat de inzending op voordat die bij ons terechtkomt. Netlify treedt daarbij op als verwerker: het bedrijf verwerkt de gegevens alleen in onze opdracht en voor geen ander doel. Die afspraak is vastgelegd in een verwerkersovereenkomst, zoals artikel 28 van de AVG vereist.

Daarnaast gebruiken wij een gewone e-mailvoorziening om je te antwoorden. Verder verstrekken wij niets aan derden. Wij verkopen geen gegevens, wij ruilen ze niet en er staat geen advertentienetwerk of trackingdienst op deze site. Alleen als een wettelijke plicht of een bevel van een bevoegde instantie ons daartoe verplicht, verstrekken wij gegevens.

Waar de gegevens staan

De gegevens die via deze site binnenkomen en de gegevens in de software worden opgeslagen op servers binnen de Europese Unie. Zou er ooit een doorgifte naar een land buiten de Europese Economische Ruimte nodig zijn, dan gebeurt dat alleen met de waarborgen die de AVG daarvoor voorschrijft, en passen wij deze verklaring vooraf aan.

De klantkaarten in jouw salon

Ga je Klantkaart Salon gebruiken, dan verandert de rolverdeling. Over de gegevens van jouw klanten beslis jij: jij bepaalt wat je vastlegt, wie het mag zien en hoe lang je het bewaart. Jij bent daarmee verwerkingsverantwoordelijke. Wij leveren alleen het systeem en zijn jouw verwerker. Dat leggen wij vast in een verwerkersovereenkomst voordat je aan de slag gaat.

Wat er op zo'n kaart staat

Een klantkaart bevat gegevens die per salon verschillen, maar in de praktijk gaat het om naam en contactgegevens van de klant, de behandelhistorie, de gebruikte kleurformules met merk, tint, oxidant, verhouding en inwerktijd, foto's van het resultaat, opmerkingen over het uitgangshaar of de hoofdhuid, en aantekeningen over allergieen, gevoeligheden en patchtests.

Waarom die allergienotitie extra aandacht vraagt

Een aantekening over een allergie of een reactie op een product is een gegeven over gezondheid. Dat is een bijzonder persoonsgegeven in de zin van artikel 9 van de AVG. Dat betekent voor jouw salon in de praktijk drie dingen: leg alleen vast wat je voor de behandeling echt nodig hebt, vertel je klant waarom je het noteert, en zorg dat alleen de medewerkers die de klant behandelen dat veld kunnen inzien. In de software staat dat veld daarom apart en is de toegang per medewerker in te stellen.

Je eigen verwerkingsregister

Artikel 30 van de AVG verplicht organisaties een register van verwerkingsactiviteiten bij te houden. De uitzondering voor organisaties met minder dan 250 medewerkers vervalt zodra de verwerking niet incidenteel is, een risico voor betrokkenen inhoudt of bijzondere persoonsgegevens betreft. Een salon die allergieen noteert, valt daar in de praktijk onder. Wij leveren daarom een kant en klare beschrijving van de verwerking aan die je in je eigen register kunt opnemen. Loop je tegen een verwerking aan met een hoog risico, dan schrijft artikel 35 van de AVG een gegevensbeschermingseffectbeoordeling voor.

Als er iets misgaat

Ontdekken wij een datalek, dan melden wij dat binnen 72 uur na ontdekking bij de Autoriteit Persoonsgegevens, tenzij het onwaarschijnlijk is dat het lek een risico oplevert voor de betrokkenen. Betreft het gegevens uit jouw salon, dan informeren wij jou zonder onnodige vertraging, zodat jij je eigen melding en je eigen registratie kunt doen. Alle datalekken worden intern geregistreerd, ook die niet gemeld hoeven te worden. Meer over dit onderwerp lees je in het artikel over allergiegegevens op de klantkaart en de AVG.

Cookies

Deze site plaatst alleen strikt noodzakelijke cookies voor beveiliging en de afhandeling van het formulier. Er staan geen analytische scripts, geen trackers en geen advertentiecookies op. Hoe dat precies zit en hoe je cookies in je browser beheert, staat in het cookiebeleid.

Jouw rechten

Als betrokkene heb je recht op inzage, rectificatie, wissing, beperking van de verwerking, dataportabiliteit en bezwaar. Je oefent die rechten uit door te mailen naar jimenezjulien42@gmail.com. Wij beantwoorden je verzoek binnen een maand. Is het verzoek ingewikkeld, dan mogen wij die termijn met maximaal twee maanden verlengen; in dat geval laten wij je binnen de eerste maand weten waarom.

Ben je klant van een salon die met Klantkaart Salon werkt en wil je je kaart inzien of laten verwijderen, richt je dan tot die salon. De salon beslist over die gegevens, niet wij. Wij helpen de salon om het verzoek uit te voeren: de kaart is met een knop te exporteren en in hetzelfde scherm te verwijderen.

Klacht indienen

Ben je het oneens met hoe wij met je gegevens omgaan, laat het ons eerst weten. Wij lossen het liefst zelf op wat er speelt. Kom je er met ons niet uit, dan heb je het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. De AP is de Nederlandse toezichthouder op de naleving van de AVG.

Beveiliging

Het verkeer met deze site loopt versleuteld. Toegang tot de software gaat per medewerker, met eigen inloggegevens, en de rechten zijn per medewerker in te stellen zodat niet iedereen alles ziet. Wij houden het aantal mensen dat bij gegevens kan zo klein mogelijk en verwerken niet meer dan nodig is voor het doel.

Wijzigingen in deze verklaring

Verandert de dienst, komt er een verwerker bij of wijzigt de wet, dan passen wij deze verklaring aan. Bovenaan de pagina staat wanneer de tekst voor het laatst is bijgewerkt. Bij een ingrijpende wijziging informeren wij bestaande klanten per e-mail.

Vragen over deze verklaring

Snap je iets niet, of wil je weten hoe een bepaald veld in de software wordt opgeslagen? Stel de vraag gerust via het contactformulier of rechtstreeks per e-mail. Wat het product wel en niet doet, staat op de productpagina van Klantkaart Salon.