Welke gegevens moet je noteren zodat een collega jouw kleurformule precies kan overdoen?

Een kleurformule die alleen jij kunt lezen is geen formule maar een geheugensteun. Pas als een collega het resultaat van vorige keer kan herhalen zonder te bellen, is de aantekening compleet. Loop deze checklist af en je weet precies welke velden er op je klantkaart horen, en welke je nu waarschijnlijk mist.

Waarom een halve formule erger is dan geen formule

Geen aantekening dwingt je tot een nieuw consult: je kijkt, je vraagt, je test. Een halve aantekening doet het tegenovergestelde. Er staat een tint genoteerd, dus de collega gaat ervan uit dat het klopt, mengt aan zoals hij gewend is en ontdekt pas bij het uitspoelen dat de vorige keer met een andere oxidant en een andere inwerktijd is gewerkt.

Kleur is een optelsom. Uitgangshaar, product, verhouding, tijd en warmte bepalen samen het resultaat. Laat je een van die vijf weg, dan is de formule niet reproduceerbaar, hoe netjes de rest ook is genoteerd. Deze checklist is daarom ingedeeld in vier blokken: het uitgangspunt, het mengsel, de uitvoering en het resultaat.

Blok 1: het uitgangspunt

Dit blok beschrijft waar je mee begon. Zonder dit blok weet je bij de volgende afspraak niet of de formule het gewenste resultaat gaf of het haar toevallig meewerkte.

• Natuurlijke basis aan de aanzet, zoals je die bij het consult hebt bepaald.
• Lengte en punten apart beschreven, want die reageren zelden hetzelfde als de aanzet.
• Percentage grijs en waar dat zit: rond het gezicht, op de kruin of verspreid.
• Kleurhistorie: eerdere kleuringen, henna, thuisverf, een eerdere ontkleuring of een keratinebehandeling.
• Conditie van het haar: poreusheid, breuk, een chemisch beschadigde overgang.
• Uitgroei in centimeters of in weken sinds de vorige kleuring.

Voeg hier een foto bij, gemaakt bij daglicht en voor de behandeling. Een foto vertelt over uitgangshaar meer dan drie regels tekst, en corrigeert het geheugen van zowel de klant als de stylist. Maak die foto steeds op dezelfde plek in de salon, met hetzelfde licht in de rug, anders vergelijk je later vooral lampen.

Werk je bij een nieuwe klant met een strandje of een kleurtest, noteer dan ook wat daaruit kwam. Dat is de goedkoopste informatie die je ooit verzamelt en de eerste die verdwijnt als je haar niet meteen opschrijft.

Blok 2: het mengsel

Hier gaat het vaakst iets mis, meestal omdat de stylist het mengsel uit gewoonte maakt en niet meer bewust registreert wat erin gaat.

• Merk en lijn, voluit. Tintnummers van verschillende merken lijken op elkaar maar zijn niet uitwisselbaar.
• Tint of tinten, met de exacte codering van de fabrikant, inclusief eventuele mengtinten en correctoren.
• Hoeveelheid per tint, zodat de verhouding tussen de tinten reproduceerbaar is en niet alleen de totale hoeveelheid.
• Oxidant: welk percentage volgens het etiket, en hoeveel.
• Mengverhouding zoals de fabrikant die voorschrijft voor deze lijn.
• Toevoegingen: bonding, verzorging, verdikker, en of dat de inwerktijd beinvloedt.
• Aparte formule voor aanzet en lengte, als je met twee mengsels hebt gewerkt.

Noteer het percentage van de oxidant altijd zoals het op de flacon staat en niet als een woord als sterk of licht. Wat de ene stylist sterk noemt, is voor de andere de standaard.

Blok 3: de uitvoering

Twee stylisten met exact hetzelfde mengsel kunnen twee verschillende resultaten neerzetten. De uitvoering hoort daarom net zo goed op de kaart.

• Volgorde: waar je bent begonnen en in welke richting je hebt gewerkt.
• Techniek: aanzet bijwerken, doorkleuren, folies, balayage, een combinatie.
• Inwerktijd per mengsel, en wanneer je de klok bent gestart.
• Warmte: op kamertemperatuur, onder de kap of onder de klimazon.
• Tussentijdse controle: op welk moment je hebt gekeken en wat je toen zag.
• Nabehandeling: shampoo, verzorging, een toner of glossing en hoe lang die erop zat.

Deze zes punten kosten samen een halve minuut om te noteren als je het doet terwijl de klant afrekent. Doe je het aan het eind van de dag, dan klopt de inwerktijd vrijwel zeker niet meer. Het is een van de zeven fouten in de klantadministratie van een salon die het vaakst terugkomt.

Blok 4: het resultaat en het vervolg

De formule is pas af als er een oordeel bij staat. Zonder oordeel weet je collega niet of hij de formule moet herhalen of aanpassen.

• Wat er uitkwam, in je eigen woorden: precies goed, iets te warm, te weinig dekking op de kruin.
• Reactie van de klant, kort en zakelijk.
• Wat je volgende keer anders doet: een halve tint koeler, langer laten inwerken, of eerst weer een test.
• Meegegeven producten voor thuis, want die beinvloeden hoe de kleur vervaagt.
• Foto na de behandeling, bij hetzelfde licht als de foto vooraf.
• Voorgestelde termijn tot de volgende afspraak.

Het veiligheidsblok dat altijd meekijkt

Los van de formule hoort er op elke kaart een blok te staan met wat er niet mag: bekende overgevoeligheid, een eerdere reactie op de huid, de datum en uitkomst van de laatste allergietest, en een melding van zwangerschap als de klant die zelf doet.

Dat blok hoort zichtbaar boven de formule te staan en niet ergens onderaan, want het is het enige deel van de kaart dat een collega onder geen beding mag missen. Noteer bij een test altijd de datum erbij: een uitkomst zonder datum zegt niets over vandaag.

Houd er rekening mee dat dit blok onder strengere regels valt dan de rest van de kaart. Een genoteerde overgevoeligheid is een gezondheidsgegeven en dus een bijzonder persoonsgegeven in de zin van artikel 9 van de AVG. Leg daarom alleen vast wat je voor de behandeling nodig hebt, vertel de klant waarom je het noteert en zorg dat alleen de stylisten die deze klant behandelen het veld kunnen inzien.

De checklist in een oogopslag

Velden van een complete kleurformule

Blok	Velden	Zonder dit veld
Uitgangspunt	Basis, grijs, historie, conditie, uitgroei, foto	Weet je niet of de formule of het haar het resultaat maakte
Mengsel	Merk, tinten, hoeveelheden, oxidant, verhouding, toevoegingen	Is de formule niet na te maken door een collega
Uitvoering	Volgorde, techniek, inwerktijd, warmte, nabehandeling	Krijg je bij hetzelfde mengsel een ander resultaat
Resultaat	Oordeel, reactie klant, correctie, producten, foto	Herhaalt je collega ook de afwijking van vorige keer
Veiligheid	Overgevoeligheid, eerdere reactie, laatste test	Loop je een risico dat je niet mag lopen

Wat er juist niet in de formule thuishoort

Een formule wordt onleesbaar door wat je er te veel in zet, niet door wat je weglaat. Drie soorten aantekeningen kun je beter schrappen.

Ten eerste: oordelen over de klant. Schrijf over haar en huid, niet over de persoon. Een opmerking die je zelf grappig vindt, staat er over twee jaar nog en kan door de klant worden opgevraagd.

Ten tweede: vage waarderingen zonder maat. Woorden als vlot, rustig of stevig betekenen voor elke stylist iets anders. Zet er een getal of een merkcodering bij, of laat het weg.

Ten derde: prijzen en betalingen. Die horen in je kassa en je boekhouding, met een eigen bewaartermijn, en niet in de behandelkaart. Loopt dat door elkaar, dan weet je bij een opruimactie niet meer wat je mag verwijderen en wat je moet bewaren.

Drie gewoontes die de checklist levend houden

Noteer terwijl je werkt, niet erna

De beste kaart wordt ingevuld op twee momenten: bij het aanmaken van het mengsel en bij het afrekenen. Alles wat je daartussen of daarna probeert te reconstrueren, wordt een schatting. Zet daarom je kaart open op het moment dat je de kom pakt.

Schrijf voor de collega die je klant niet kent

Afkortingen die alleen binnen jouw hoofd bestaan maken de kaart waardeloos zodra iemand anders knipt. Spreek per salon een vaste schrijfwijze af voor tinten, oxidant en inwerktijd, en houd die aan. Hoe zo'n overdracht in de praktijk uitpakt, laat de geschetste week in een barbershop met drie stoelen zien.

Controleer je kaarten eens per kwartaal

Pak tien willekeurige kaarten en kijk of je op basis daarvan de behandeling zou kunnen herhalen. Kun je dat bij drie kaarten niet, dan weet je precies welk veld je team overslaat. Dat kwartier levert meer op dan een nieuwe cursus.

Van checklist naar kaart

Een checklist op papier is een goed begin, maar hij werkt pas als hij de vorm van je kaart bepaalt. Zet de velden in dezelfde volgorde als hierboven, geef de veiligheidsvelden een eigen plek bovenaan en zorg dat de laatste behandeling altijd het eerst in beeld staat. In de gids over het opzetten van een digitale klantkaart staat hoe je die opbouw in je salon invoert zonder dat de agenda vastloopt.

Wie deze site schrijft en waarom de klantkaart van salons zijn onderwerp werd, lees je op de pagina over de maker van Klantkaart Salon.

Conclusie: een formule die iedereen kan lezen

Een complete kleurformule bestaat uit vijf blokken: het uitgangspunt, het mengsel, de uitvoering, het resultaat en de veiligheidsinformatie. Mist er een blok, dan is de kaart onvolledig, ook al staat er veel op. Loop deze checklist een keer af voor je twintig drukste klanten en je merkt meteen waar je administratie rammelt.

In het formuleveld van Klantkaart Salon staan deze blokken al klaar, met de laatste formule bovenaan en het veiligheidsblok in beeld voordat het kwastje in de kom gaat. Wil je zien hoe dat er voor jouw salon uitziet, beschrijf je werkwijze dan kort in het contactformulier. Je krijgt binnen twee werkdagen persoonlijk antwoord met een voorstel voor jouw velden.